Dr. Martin H. Ludwig - betrieblicher Datenschutzbeauftragter - DSB - in NRW und im Ruhrgebiet mit den Großstädten Bochum, Dortmund, Essen, Gelsenkirchen, Herne, Mülheim, Oberhausen aber auch im Rheinland mit Düsseldorf, Leverkusen, Neuss und Köln und auch bundesweit.

Datenschutz - Informationen nach Artikel 13 DS-GVO: Visitenkarten und Kontaktinformationen

1. Einleitung

Wir haben auf einer Veranstaltung Visitenkarten getauscht, wir haben telefoniert und Sie haben mir per Mail Ihre Kontaktdaten mitgeteilt. Nun verarbeite ich Ihre Kontaktdaten. Und als „verantwortliche Stelle“ informiere ich Sie nach Artikel 13 der EU Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Datenverarbeitung.

Diese Information muss zwar nicht erfolgen, wenn Sie bereits über diese Informationen verfügen. Aber es gibt in Deutschland zwar einen allgemeinen Tenor zur Verarbeitung von Kontaktdaten. Aber ich finde, gerade als Datenschutzbeauftragter schadet es nicht, Sie auch formal korrekt aufzuklären.

2. Verantwortlicher

Der für die Datenverarbeitung Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung ist:

Dr. Martin H. Ludwig
Lindenstraße 59
45894 Gelsenkirchen
E-Mail: datenschutz@ing-buero-ludwig.de
Tel: 0234 / 9 49 02 04

3. Datenschutzbeauftragter

Ich muss nach den gesetzlichen Bestimmungen keinen Datenschutzbeauftragten bestellen. Verantwortlich für den Datenschutz bei mir bin ich selbst, Dr. Martin H. Ludwig.

4. Welche Daten verarbeite ich, wenn Sie mir Ihre Kontaktdaten mitteilen

Ich verarbeite die Daten, die auf der Visitenkarte stehen bzw. die Sie mir in der Mail als Kontaktdaten mitgeteilt haben. Zusätzlich notiere ich mir, zu welchem Anlass wir uns getroffen oder kommuniziert haben, normalerweise notiere ich mir auch das Datum unseres Treffens bzw. unseres Telefonats bzw. Besuchs und evtl. kurz das Résümé unseres Gespräches.

Ich verarbeite diese Daten, um mich besser an Sie zu erinnern und um in Zukunft mit Ihnen Kontakt aufnehmen zu können, wenn ich z. B. Ihre Dienstleistung benötige oder Ihre Ansicht wissen möchte oder ich mich aus anderen Gründen mit Ihnen austauschen möchte. Dies ist immer auf den Inhalt unseres Kontaktes bezogen. Das bedeutet, ich werde Ihnen keine Werbung zusenden oder Sie per Mail oder telefonisch belästigen. Die Verarbeitung erfolgt, weil ich – und faktisch ja auch Sie – ein berechtigtes Interesse daran haben (Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO).

Vielleicht haben wir in unserem Gespräch auch vereinbart, dass ich Sie konkret zu einem Thema nach unserem Gespräch kontaktiere, Ihnen Unterlagen zukommen lasse, Sie anrufe. Durch diese Vereinbarung haben Sie in die Datenverarbeitung zu diesem Zweck eingewilligt (Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO).

Wenn wir dann ggf. in konkrete Vertragsgespräche einsteigen, ggf. einen Vertrag schließen, dann werden Ihre Kontaktarten zu diesem Zweck weiter verarbeitet. Die Rechtsgrundlage ist dann (Artikel 6 (1) lit. b DS-GVO).

Ich lösche Ihre Kontaktarten, wenn der jeweilige Zweck entfallen ist und es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt, die eine Löschung verbieten. Wenn wir z. B. einen Vertrag geschlossen haben, finden sich Teile Ihrer Kontaktdaten unter Umständen auf den Rechnungen an Sie. Diese müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Ich gehe turnusmäßig alle gespeicherten Kontakte durch und überprüfe, ob die Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung noch besteht.

Ich gebe Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Es gibt hier jedoch einige Ausnahmen:

  • Sie haben mich gebeten, die Daten weiterzugeben (Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO, ggf. auch (Artikel 6 (1) lit. b DS-GVO)), z. B. haben Sie mich gebeten, einen Kontakt mit einem Dritten herzustellen,

  • Sie haben mich um etwas gebeten, für das es erforderlich ist, die Daten weiterzugeben (Artikel 6 (1) lit. a DS-GVO, ggf. auch Artikel 6 (1) lit. b DS-GVO),

  • es ist aus berechtigtem Interesse notwendig, die Daten weiterzugeben. In diesem Fall wäge ich konkret ab, ob Sie ggf. etwas dagegen haben könnten. Falls Sie nach üblichem Ermessen nichts dagegen haben werden, darf ich Daten dann weitergeben (Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO). Sie bieten z. B. eine Dienstleistung an und ein anderer Geschäftskontakt von mir hat an Ihrer Dienstleistung einen Bedarf. Dann habe ich ein berechtigtes Interesse, meinem anderen Geschäftskontakt einen Gefallen zu tun und Sie freut es nach üblicher Abwägung auch.

  • Und es gibt die Ausnahme, dass ich gesetzlich die Daten übermitteln müssen. (Artikel 6 (1) lit. c DS-GVO). Ein konkretes Beispiel fällt mir hier aber nicht ein.

Generell findet diese gesamte Verarbeitung im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutzrechts der Bundesrepublik Deutschland statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt und ist nicht geplant. Ich nutze z. B. zur Kontaktspeicherung keine Cloud-Lösung eines außerdeutschen Anbieters.

Eine automatische Entscheidungsfindungen wie Profiling findet logischerweise nicht statt.

5. Was ist, wenn Sie mir Daten nicht mitteilen?

Ohne Ihre Kontaktdaten kann ich Sie nicht kontaktieren. Wenn Sie mir einzelne Kontaktarten nicht mitteilen, kann ich Sie auf genau diese Arten nicht kontaktieren.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben jederzeit das umfassende Recht auf Auskünfte von mir darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch mich oder einen anderen zu welchen Zwecken verarbeitet bzw. offengelegt werden.

Sie haben jederzeit das Recht darauf, dass ich unrichtige Daten berichtige und unrechtmäßig verarbeitete Daten unverzüglich lösche. Weiterhin können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn einerseits die Fortsetzung der Verarbeitung nicht mehr rechtmäßig aber andererseits eine sofortige Löschung noch nicht geboten erscheinen (z. B. wenn die Richtigkeit bestritten wird, dies aber erst noch geprüft werden muss).

Sollte die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruhen, können Sie diese jederzeit – natürlich nur für die Zukunft – widerrufen.

Bei einer Verarbeitung, die auf Artikel 6 (1) lit. f DS-GVO beruht, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Artikel 21 DS-GVO). In diesem Fall verarbeitet ich die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, ich kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Nehmen Sie hierzu mit mir Kontakt auf und benennen Sie mir die angesprochenen Gründe. Ich werde diese dann gegen meine Gründe für eine Verarbeitung abwägen und Ihre Daten ggf. nicht mehr verarbeiten.

Sie haben außerdem das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Beschwerde bei folgender Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

7. Änderungen

Gesetzliche, wirtschaftliche und technische Entwicklungen können eine Anpassung dieser Datenschutzhinweise erforderlich machen. Wir werden Ihnen die jeweils aktualisierte Version zeitnah auf unserer Website zur Verfügung stellen.

Urheberrecht

Es hat mich Mühe, Know-How und Zeit gekostet, diese Information zu erstellen. Ich finde, sie erfüllt neben den formalen Anforderungen, die die DS-GVO stellt, vor allem die Anforderung der Transparenz. Wenn Sie diese Information, natürlich angepasst auf Ihre Webseite, für Ihre Webseite verwenden möchten, so sprechen Sie mich bitte an. Ich überlasse Ihnen eine auf Ihre Webseite angepasste Version gegen Entgelt. Und wenn Sie etwas nicht verstanden haben, so sprechen Sie mich bitte auch an!